Maximale Flexibilität für den digitalen Rechnungseingang
KRIWAN bietet Schutzsysteme für nahezu jede Maschine und Anlage. Maßgeschneidert, einfach und leicht integrierbar. Passend dazu setzte der Systemanbieter auf die Leistungen von ITventive, um die ELO-Einführung mit Schwerpunkt SAP®-Anbindung mühelos zu realisieren. Über die Digitalisierung der Verarbeitung von Eingangsrechnungen bleibt das Unternehmen auch künftig flexibel und effizient.
Christiane Dreher
Leiterin Rechnungswesen, KRIWAN Industrie-Elektronik GmbH
“Lange Suchzeiten, Medienbrüche, aufwendige manuelle Bearbeitungsvorgänge und hohe Archivkosten in der Eingangsrechnungsverarbeitung gehören mit ELO und ITventive der Vergangenheit an.“
Unternehmen
Die KRIWAN Industrie-Elektronik GmbH mit Sitz in Forchtenberg hat sich in den vergangenen fünf Jahrzehnten vom kleinen Start-up zu einem internationalen Systemlieferanten entwickelt. Angefangen hat das Unternehmen mit einzelnen Geräten zum Verdichterschutz und zur Luftstromüberwachung. Mittlerweile bietet KRIWAN ein breites Portfolio an maßgeschneiderten Systemlösungen für unterschiedlichste Branchen: Von Diagnose-Auslösegeräten über Anemometer und Windrichtungssensoren bis hin zu intelligentem Condition Monitoring.
Herausforderung
Um den Aufwand im Rechnungswesen zu senken, entschied sich KRIWAN für die Einführung eines digitalen ECM-Systems und wählte die ELO ECM Suite. Zentrale Anforderung war eine zertifizierte SAP®-Anbindung. Ziel war es, das papierbasierte Ablagesystem durch eine digitale Lösung zu ersetzen und die bisher verteilten Archive zentral sowie GoBD-konform bereitzustellen. Zudem waren ein elektronischer Workflow und klare Strukturen notwendig, um die zuvor intransparenten Freigabeprozesse per E-Mail effizienter und sicherer zu gestalten.
Lösung
Für die Neugestaltung des Rechnungseingangsprozesses setzte KRIWAN auf ITventive als erfahrenen ELO Business Partner. ELO Professional wurde inklusive zertifizierter SAP®-Schnittstelle nahtlos eingeführt. Den Start bildeten die Belegarchivierung sowie ein definiertes Set an Dokumentenarten. Darauf folgte die Einführung des Rechnungseingangsprüfungsprozesses mit ELO Invoice. Die integrierte OCR-Erkennung in ELO erleichtert die Recherche und hilft, auch falsch abgelegte Dokumente sicher wiederzufinden.
Nutzen
Die Rechnungsverarbeitung bei KRIWAN erfolgt nun vollständig in ELO – inklusive Wareneingangsprüfung. Eine Nachbearbeitung in SAP® ist nur noch in Ausnahmefällen nötig. Belege mit besonderem Schutzstatus werden durch ein ausgefeiltes Rechtekonzept archiviert. Auch die Prozesseffizienz wurde deutlich gesteigert: Der Freigabe- und Prüfaufwand wurde erheblich reduziert, die Verlinkung von Dokumenten in SAP® entfällt. Buchungsfertige Rechnungen werden direkt an Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft übergeben.
