Verträge zentral im Blick
Danske Spil verwaltet viele Lieferantenverträge im ganzen Unternehmen. Um manuelle Abläufe zu reduzieren und den Überblick zu behalten, hat das Unternehmen ein zentrales digitales Vertragsmanagement eingeführt. Mit ihm lassen sich Verträge klar und transparent verwalten. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Fachbereichen deutlich einfacher und effizienter.
Frederik Glerup Juul
Einkaufsleiter, Danske Spil A/S
„Früher war unser Vertragsmanagement manuell. Vertragsänderungen lagen auf Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder im Kopf einzelner Kollegen. Das ging so nicht weiter. Mit dem digitalen Vertragsmanagement von ITventive haben wir endlich einen klaren Überblick über alle Verträge.“
Unternehmen
Danske Spil ist Dänemarks staatliches Glücksspielunternehmen mit Sitz in Brøndby. Es bietet Lotterien, Sportwetten sowie Online- und Casinospiele an. Das Unternehmen verfolgt einen klaren gesellschaftlichen Auftrag: Überschüsse fließen zurück in die dänische Gesellschaft, etwa in Sport, Kultur und Vereine. Verantwortungsvolles Spielen und die Prävention von Spielsucht stehen dabei im Mittelpunkt. Danske Spil beschäftigt mehrere Hundert Mitarbeiter.
Herausforderung
Das Vertragsmanagement war bisher stark von manuellen Prozessen und einzelnen Mitarbeitern abhängig. Verträge wurden physisch oder dezentral auf lokalen Laufwerken und in E-Mail-Postfächern abgelegt, während wichtige Informationen in einem veralteten DMS-System gespeichert waren. Dadurch war es schwierig, einen vollständigen Überblick über Verträge, Kündigungsfristen und finanzielle Verpflichtungen zu behalten.
Lösung
Danske Spil nutzt ELO Contract auf Basis der ELO ECM Suite für das digitale Vertragsmanagement. Die Lösung begleitet den gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über Änderungen bis zu Berichten und Benachrichtigungen. Dank der modularen Struktur lässt sich das System flexibel an Arbeitsabläufe anpassen. Benachrichtigungen, Fristenkontrolle und Reporting sorgen für Transparenz und verhindern, dass Termine übersehen werden.
Nutzen
Mit dem digitalen Vertragsmanagement von ELO und ITventive hat Danske Spil einen zentralen Überblick über alle Verträge. Alle relevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt, Verträge werden regelmäßig überprüft, und Berichte sowie individuelle Benachrichtigungen unterstützen die Kommunikation mit den Fachbereichen. So bleiben Kündigungen und Verlängerungen im Blick, und das Vertragsmanagement wird professioneller.
