Perfektes Teamwork – auch auf digitaler Ebene
Teamsportkleidung ist seit mehr als 30 Jahren die Leidenschaft der JAKO AG. Das Familienunternehmen in der zweiten Generation stattet heute Sportvereine in Deutschland, BeNeLux sowie Frankreich mit der passenden Teamwear aus. Dabei steht u. a. die Nachhaltigkeit hoch im Kurs. Digitale Prozesse mit Hilfe der ELO ECM Suite als Fundament für rechtskonforme digitale Abläufe tragen seit 2015 dazu bei.
Markus Frank
Vorstand Digitalisierung und Logistik, JAKO AG
“Teamwork, Fairness und Nachhaltigkeit sind die von uns gelebten Werte, bei deren Umsetzung im Arbeitsalltag die ELO ECM-Lösung eine bedeutende Rolle spielt. Sie passt perfekt ins Team.“
Unternehmen
Die JAKO AG, Mulfingen, wurde 1989 als JAKO Sportartikelvertriebs GmbH in Stachenhausen gegründet und erwirtschaftet heute mit 330 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von über 150 Millionen Euro. Der Firmenname setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der beiden Flüsse Jagst und Kocher zusammen, die den Gründungsort Stachenhausen umfließen. Mehr als 100 000 Sportvereine in über 50 Ländern – von der Kreisklasse bis zur Champions League im Fußball, aber auch diversen anderen Sportarten – rüstet das familiengeführte Unternehmen mittlerweile mit Teamsportkleidung aus.
Herausforderung
JAKO wollte die zeitaufwendige, fehleranfällige manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung modernisieren. Besonders in der Pandemie führten Verzögerungen dazu, dass Skontofristen verpasst wurden. Ziel war, durch Automatisierung Fehler zu minimieren und Mitarbeitende zu entlasten. Wichtige Anforderungen waren die Ermittlung relevanter Daten wie Bestellbezug und Zahlungsfristen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie der Stammdatenabgleich. Außerdem mussten Zugriffsrechte und ein Berechtigungskonzept definiert werden.
Lösung
Die ELO ECM Suite ist bei JAKO Grundlage für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und E-Mails. Ende 2020 entschied sich JAKO für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit ELO. Ergänzt wurde das System um ELO Invoice und den DocXtractor zur automatischen Belegerkennung. Die Anbindung an das ERP-System über den ITventive EOM ermöglicht automatisierte Abläufe und eine umfassende Indexierung. Nach Freigabe gelangen Rechnungen per Workflow in die Buchhaltung – das verkürzt Durchlaufzeiten und sichert Skontoabzüge.
Nutzen
Die Implementierung der ELO ECM Suite ermöglicht es der JAKO AG, nachhaltiger und kosteneffizienter zu arbeiten. Die elektronische Arbeitsweise entlastet die Mitarbeiter von zeitraubenden Routinetätigkeiten und sorgt für eine strukturierte Ablage. Volltextsuche und Zugriff auf Dokumente werden vereinfacht. Besonders im Finanzwesen führt die automatisierte Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und pünktlichen Zahlungsläufen. Dadurch ist das Unternehmen wettbewerbsfähiger aufgestellt.
