Zukunftsweisend: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Perga GmbH produziert nachhaltige Folien und Verpackungen für unterschiedliche Anwendungen unter Verwendung umweltfreundlicher Rohstoffe. Individuell zugeschnitten auf die Anforderungen der Kunden bietet das Unternehmen Folien höchster Qualität – zuverlässig, flexibel und präzise. Damit das auch künftig so bleibt, setzt Perga voll auf Digitalisierung und beauftragte die ITventive mit der Implementierung einer zeitgemäßen, digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Dieter Link
Head of IT, Perga GmbH
“Mit ITventive und ELO haben wir unsere Ziele übertroffen, über 80% Zeitersparnis im Rechnungsprozess und zufriedenere Mitarbeiter – perfekt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten.“
Unternehmen
Seit über 50 Jahren ist die Perga GmbH am Markt und zählt heute zu den führenden Herstellern von Mono- und Coextrusionsfolien auf Basis von PE-HD. Das Unternehmen mit Sitz in Walldürn-Altheim setzt auf High Tech und Engineering. Produziert wird mit modernsten Extrusionsanlagen und dabei werden kontinuierlich Rezepturen neu- und weiterentwickelt. Dadurch erfüllen die Produkte höchste Qualitätsstandards. Darüber hinaus werden mit modernen Flexodruck- und Konfektionsmaschinen Verpackungen wie Beutel, Tragetaschen, Säcke oder Zuschnitte hergestellt
Herausforderung
Das neue System zur Eingangsrechnungsverarbeitung sollte an IBM Series i angebunden und rund 800.000 manuell bearbeitete Dokumente übernommen werden. Gefordert waren außerdem eine zweistufige Verifikation, eine Berechtigungsstruktur und die Referenzierung der Rechnungen. Weitere Anforderungen betrafen den Bestellbezug mit Wareneingang, Kontierung und Zahlungsbedingungen, die Datenübergabe ins Rechnungswesen, Freigaben, die Integration verschiedener Workflows, die Anbindung des E-Mail-Postfachs und eine Übersicht ungeprüfter Belege.
Lösung
Die Zusammenarbeit mit ITventive begann 2020 mit der Einführung eines DMS zur Archivierung von Ausgangsbelegen und einer kontinuierlichen ELO-Betreuung. Für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen wurden der ELO DocXtractor installiert, eingelernt und über die ELO Business Solution automatisiert eingebunden. Der Verarbeitungsprozess erfolgte mit den ELO-Komponenten „Rechnungsmanagement mit DocX“ und „ELO Invoice“. Ergänzend sorgen der ITventive EOM und der Content Manager für die automatisierte Archivierung aus dem ERP-System.
Nutzen
Von der transparenten Übersicht über kurze Bearbeitungszeiten bis hin zu einem reduzierten Papierverbrauch durch den Wegfall von Rechnungskopien: Die neue Eingangsrechnungsverarbeitung sorgt für eine spürbar verbesserte Performance, erweiterte Suchmöglichkeiten und ein Rechnungswesen mit deutlich geringerem Aufwand. Die Verarbeitung bei Perga erfolgt nun vollständig in ELO – durchgängig, effizient und medienbruchfrei. Damit ist der Industriefolien-Spezialist einen weiteren großen Schritt in Richtung ganzheitlicher Digitalisierung gegangen.
