Goodbye Aktenordner – Datenflut übersichtlich im Griff
JUNG archiviert seine gesamten Geschäftsdaten zentral und revisionssicher in der ELO ECM Suite. ITventive hat die ECM-Lösung nahtlos in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert. Mitarbeiter profitieren von schneller und sicherer Informationsverfügbarkeit sowie termingerechten Arbeitsprozessen. Bei einem Dateisystem mit ca. 170.000 Altdokumenten und einem jährlichen Zuwachs von über 25.000 Auftragsakten mit unterschiedlichsten Dokumententypen sowie 31.000 Ein- und Ausgangsrechnungen lag die Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung nahe.
Lewin von Witzleben
IT-Leiter, JUNG since 1828 GmbH & Co. KG
„Gerade im Hinblick auf zukünftige Anforderungen war es uns wichtig, eine ECM-Lösung zu finden, die einfach, flexibel anpassbar und erweiterbar ist.“
Unternehmen
JUNG ist ein führender B2B-Anbieter für Werbemittel und Verpackungen mit Sitz in Ludwigsburg und fast 200 Jahren Erfahrung in der Süßwarenherstellung. Das Unternehmen produziert Werbesüßigkeiten und Adventskalender, bietet individuelle Verpackungslösungen sowie Lohnabfüllung und -konfektionierung. Neben dem Hauptsitz betreibt JUNG ein Druck- und Logistikzentrum in Arnstadt und unter der Marke „Gummi Bären Land“ einen Onlineshop sowie einen Outletverkauf in Vaihingen/Enz.
Herausforderung
Gesucht wurde ein ECM-System, das geschäftliche Dokumente automatisiert ablegt, verschlagwortet und langzeitarchivierungstauglich speichert – sowohl für historische Daten als auch für künftige Unterlagen. Wichtig war eine nahtlose Integration in bestehende Anwendungen, einschließlich Schnittstellen zur automatisierten Erfassung und Archivierung von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen. Die Umsetzung sollte durch einen externen Partner erfolgen.
Lösung
Nach der Evaluierung mehrerer Anbieter entschied sich JUNG für die ELO ECM Suite sowie den Support- und Integrationspartner ITventive. Im Rahmen der Einführung wurden mehrere Lösungen umgesetzt: Die zentrale Bereitstellung aller Dokumente erfolgt nun im digitalen Archiv mittels ELOenterprise. Darüber hinaus wurde ELO nahtlos an die bestehenden Anwendungen wie Addison, SFirm, GroupWise sowie das eigene ERP-System angebunden. Die automatisierte Datenübernahme aus diesen Systemen sorgt für effiziente Abläufe.
Nutzen
Dank der Anbindung der Geschäftsanwendungen an ELO werden alle Geschäftsdaten automatisch archiviert. Mitarbeiter können direkt aus dem Buchhaltungssystem auf Dokumente im ELO Archiv zugreifen. Alle steuerrelevanten Dokumente werden eingescannt oder über die Anwendungen archiviert. Auftragsdokumente sind schnell auffindbar, und je nach Berechtigung sind alle Informationen vorgangsbezogen und übersichtlich verfügbar. E-Mails werden revisionssicher über die GroupWise-Anbindung automatisch verschlagwortet und abgelegt.
